Acente: Otele yurtiçi veya yurt dışından müşteri getiren, önceden anlaşmalı yada anlaşmasız firmalar.

Kontrat: Acente ile otel arasında önceden yapılan anlaşmalardır. Bir sezon için peryodlar şeklinde fiyatlar ve indirimler tanımlanır.

Aksiyon: Her türlü indirime otelcilikte aksiyon denir.

Gün Aksiyonu: 7 güne 1 gün indirim, 14 güne 2 gün indirim gibi gün bazında verilen indirimlerdir.

Erken Rezervasyon İndirimi: Belirtilen tarih arasında rezervasyon yaptıranlara uygulanan indirimlerdir. Konaklama yapacağı tarihten çok rezervasyon yaptırdığı tarih önemlidir.

Kontenjan: Acenteye belirtilen peryodda, belirtilen oda tipleri için ayrılan oda sayılarıdır.

Garanti: Acentenin belirtilen peryodda, belirtilen oda tiplerini direk satın almasıdır. Örneğin haziran ayında 10 oda garanti demek, ayın 1’inden 30’una bu acentenin oteldeki oda sayısı 10’un altına düşemez anlamına gelir. Düşerse acenteden tahsil edilir parası.

Önforecast: Acente yaptığı satışları rezervasyon kartı olarak otellere gönderir. Ama bazen acenteler bu listeleri geciktir. Otelcide otelin gerçek doluluğunu göremez bu yüzden. Bu riski azaltmak için belirli peryodlarda otelci acenteye kaç oda sattığını sorar. Bunu da ön forecast adı altında sisteme girer. Böylece grafikleri daha sağlıklı alabilir. Hatta bu önforecastın ne kadarını acente göndermiş, ne kadarını göndermemiş görebilir.

Opsiyon (Release): Acentenin minimum kaç gün önceden rezervasyonu otele bildireceğidir.

Satış Durdurma (Stop Sale): Otelin acenteye belirtilen tarihlerde beni satma demesidir.

Oda Tipi: Oda çeşitleri, oda tipi bazında ücretlendirmeler yapılır. Standart, suit, aile odası, kral suit, ...

Pansiyon: Yeme, içme konseptleri. Sadece yatak, oda + kahvaltı, yarım pansiyon, tam pansiyon, herşey dahil.

Single Supplement (Tek Kişi Farkı): Tek kişi gelinirse uygulanan fiyat farkıdır. Genelde kişibaşı fiyattan %50 fazla olur.

Yaş İndirimi: Yaş aralığına göre yapılan indirimlerdir. 18 yaş altı indirimı, 60 yaş üstü indirim gibi.

Rehber Katkı Payı: Acentelerin rehberleri desteklemek için otellerden her rezervasyon  başı aldıkları ücret.

Katalog Katkı Payı: Acente oteli satmak için bastıkları dökümanlar için genelde her rezervasyon için uygulanan ücrettir.

Kickback İndirimi: Her rezervasyon başı alınan özel bir indirim.

Long Stay (Uzun Kalış İndirimi): Genelde 21 gün üzeri kalışlarda ekstradan uygulanan indirim türü. 21 gün üzeri %15 gibi.

Bonus İndirimi: Acente performansını artırmak için her rezervasyon yada kişi başı verilen sabit ücretler. Rezervasyon başı 10 Euro gibi.

Forecast (Doluluk): Otelin belirtilen tarih aralığındaki doluluk oranıdır. Genelde odanın dolu yada boş olmasına bakılarak takip edilir. Örneğin haziran ayınında %75 dolu gibi bir değerdir. Grafik olarak da gün gün dolu ve boş oda sayısını takip edebilirler.

Geceleme: Odanın dolu olduğu her güne geceleme denir. Örneğin 2 kişilik bir rezervasyon 7 gece kalırsa, geceleme değeri 7’dir. Doluluk hesaplamak için geceleme kullanılır. Ayrıca kişi geceleme diye bir kavram vardır. Bu da az önceki örnek için 7x2=14 kişi gecelemedir.

Pax: Çocuk hariç kişi sayısıdır.

Ücretli Çocuk: Para alınan çocuk sayıdır. Belli bir yaş aralığında, yada 1 çocuktan sonraki diğer çocuklar için ücretli çocuk uygulaması yapılır. Ücretli çocuk genelde kişi ücretinin yarısıdır.

Ücretsiz Çocuk: Ücret alınmayan çocuk sayıdır. Genelde 0-2 yaş arası ücret alınmaz.

Sold: Fiyat işlenecek oda (satılan oda)

Complimentary: Ücretsiz oda. Otel sahibinin yakınları, özel misafirler, vip misafirler, otelde kalacak rehberler, …

House Use: Tesis kullanımı anlamına gelir. Sabah gelir bir oda alır, otel imkanlarından faydalanır, akşam olunca odayı boşaltır. Yani gece kalmazlar.

Bekleme: Kesinleşmemiş rezervasyonlar beklemeye alınır.

Rezervasyon: Gelecek müşterilere ait açılan karttır.

Konaklayan: Otelde aktif bir şekilde konaklayan misafirlerdir.

Ayrılan: Otelde kalmış ayrılmış misafirlerdir.

No Show: Otelde konaklayamamış ama fatura kesilecek misafirlerdir. Bunlar genelde son anda iptal etmek isteyen misafirlerdir. Otel iptali kabul etmez ve fatura keser ama konaklamada gerçekleşmez.

İptal: Kabul edilmemiş veya vazgeçilmiş rezervasyon kartlarıdır. Faturalanmazlar.

Birleşik Oda: Bir odayı birden fazla rezervasyona açma işlemidir. Otel çok dolu olduğunda genelde kullanılır.

Sanal Oda: Otel müşterisi olup otel dolu olduğundan geçici olarak başka bir otelde konaklaması sağlanan odalardır.

Voucher No: Acente rezervasyonlarında acente tarafından müşterilere ve otele verilen takip numarasıdır.

Check-in Notu: Misafir otele geldiği anda check-in yapacak kullanıcının karşısına (resepsiyonist) gelecek mesajdır. Örneğin “Deniz manzaralı oda istiyor” gibi.

Cout Notu: Misafir otelden ayrılacağında check-out yapacak kullanının karşısına gelecek mesajdır.

Pos Kart: Otellerde müşteriye otel içi harcamalarında kullanacağı kredi kartına benzer karttır. Barkodlu, manyetik yada RFID’li olabilir. Müşteri önceden kartına bakiye yükleterek kullanabileceği gibi (önceden ödemeli), müşteriye kredi de açılabilmektedir (sonradan ödemeli).

Pazar (Market): Gelen misafirlerin genelde hangi ülkelerden yada bölgelerden geldiklerini gruplandırmak ve raporlamak için kullanılır. Örneğin Alman pazarı, iskandinav pazarı, rus pazarı gibi.

Kaynak (Source): Misafirlerin hangi kaynak aracılığıyla geldiğini takip etmek için kullanılır. Örneğin acente aracılığıyla, internetten, telefonla, … gibi.

Erken Cout: Müşterinin çıkması gereken günden önce çıkmasıdır.

Check-out uzatma: Müşteri çıkması gereken günde çıkmak istemeyip konaklamasını uzatmasıdır. Otel izin verirse gerçekleşebilir.

Folyo Kartı: Müşterinin harcamaları, ödemeleri, kredilerinin takip edildiği kartlardır. Müşterinin bakiyesi burdan takip edilir.

Acente Folyosu: Acente misafirlerinin oda ve pansiyon ücretlerini acentesi öder. Acentenin ödeyeceği işlemler acente folyosuna kaydedilir.

Ekstra Folyosu: Müşterinin otelde yaptığı harcamalar ekstra folyosuna kaydedilir. İstenirse her müşteri için tek tek ekstra takibi ve tahsilatı yapılabilir. (Alman hesabı)

Oda bloke etme (blokaj): Gelecek oda için odayı ayırma işlemidir. Odayı bloke ederseniz, oda boş olsa dahi misafirin konaklama tarihinde başka bir konaklamaya veremezsiniz. Oda blokelendirme genelde müşteri gelmeden birkaç gün yada birkaç saat önce yapılır.

Room Change: Odada kalan misafirin çeşitli nedenlerden ötürü, başka bir odaya transfer edilmesidir.

Check-İn: Müşterinin otele giriş işlemidir.

Check-Out: Müşterinin otelden çıkış işlemidir. Acente ve ekstra bakiyesi sıfırlanmadan cout işlemine izin verilmez.

Depozito: Otele ait eşyaların çıkışta alınmak üzere müşteriye emaneten verilmesidir. Havlu, anahtar, ...

Kredi Kapatma: Müşteriye ait ekstra veya acente bakiyesinin kredi olarak (açık hesap) kapatılmasıdır.

Acente kredisi kapatma: Acentelerle anlaşma usulü çalışıldığından genelde acente bakiyelerine kredi kapatma uygulanır.

Reklamasyon: Otele acente tarafından parasal ceza uygulanmasıdır. Genelde müşteri acenteye oteli şikayet eder ve acente de ceza uygular. Oda temizlenmedi, bana istediğim odayı vermediler, ...

Ekstra: Müşterinin yaptığı harcamalara ekstra denir.

Paket: Belli departman gelirleri gruplandırılmasıdır. Örneğin yılbaşı galası, Türk gecesi gibi paketler oluşturulabilir.

Desk: Resepsiyon

Bavel: Acentelerin otel ödemelerini takip ettikleri online bir sistem. Oteller acentelere kestikleri faturaları bu sisteme aktarabiliyorlar, ve ödemelerini takip edebiliyorlar.

House Keeping: Oteldeki odaların temizliği, bakımı gibi işlemlerin tamamıdır.

House Keeper: Oda bakım ve temizliğinden sorumlu yönetici personeller.

Maid: Temizlik yapan katçılar.

Out of order: Kullanım dışı oda

Gün sonu: Otellerde yapılan işlemler günlük olarak takip edilir ve önceki günlere işlem girmeye izin verilmez. Her gün bitiminde gün sonu alınır. Gün sonunda oda fiyatları otomatik olarak folyolara işlenir.

Polis Listesi: Hergün otelde kalan her misafirin, çocuklar dahil çeşitli bilgilerinin (ad, soyad, tcno, pasaportno, ...) polis sunucularına gönderilmesidir. Kıyı oteller

AKBS: Polis listesini xml formatında polis sunucularına gönderen program.