Firma Detayı (sis3001)

Firma Detayı (Ekran)

Ekran Kodu: sis3001

Menü: Sistem Yönetimi + Firma-Depo + Firmalar

Firma tanımlama ve değiştirmede kullanılan ve firmanın tüm detay bilgilerinin yer aldığı ekrandır. Bu ekran içerisindeki tanımlamalar programın çeşitli yerlerinde ön değer ve parametre olarak kullanılmaktadır. Ekran içerisindeki çoğu detay alanının doldurulması zorunlu değildir, ancak özellikle resmi muhasebe veya personel modülü kullanan firmaların tüm alanları doldurması, sonradan yapılacak işlemlerde pratiklik sağlayacaktır.

Doldurulması gereken temel alanlar Firma Adı ve Firma Ünvanı kısımlarıdır. Firma Kodu sistem tarafından otomatik olarak verilir ve değiştirilemez. Sistem genelinde en çok kullanılan alan Firma Adı’dır.

Ekran temel olarak 4 parçaya ayrılmıştır. Bu alanlara üst kısımdaki sekmeler yardımıyla erişilebilir. Farklı modüllere sahip üyeler için sekme sayısı değişebilir.

1.  Genel Bilgiler: Genel bilgiler sekmesinde firmaya ait Adres, İlçe, Şehir, Ülke, Telefon, Faks, E-Posta, Vergi Dairesi, Vergi Numarası, SSK Numarası, Bölge Çalışma Müdürlüğü, Bölge Çalışma Numarası, Yapılan Esas İş, Kuruluş Tarihi, Firma Kapsamı, Raporlama Dövizi, Dönem Bilgileri ve Çalışma Günleri yer alır. Dikkat edilmesi gereken alanlar şunlardır:

Raporlama Dövizi: Sistem üzerinde yapılan işlemler istenildiği kadar farklı döviz

kullanılarak yapılabilmektedir. Ancak, bazı firmaların ihtiyaç duyabileceği dövizli

raporlama için, firma bazında bir döviz çeşidi belirtilmelidir. Firma yaratılırken yapılacak

bu işlemle firma üzerinde yapılan tüm işlemlerin bu döviz cinsi ile de arka planda takibi

sağlanır. Bu alanın firma yaratıldıktan ve işlem yapıldıktan sonra değiştirilmesi tutarsız

sonuçlar doğurabileceği için firmanın ilk eklenmesi esnasında ayarlanması önemlidir.

E-Posta: Dia üzerinde alınabilen her rapor aynı zamanda e-posta olarak da              gönderilebilmektedir. E-posta olarak gönderilen bu raporlarda gönderici adresi olarak burada

tanımlanan e-posta adresi kullanılır. Doğru bir adres kullanılması gönderimin sağlıklı

olması için önemlidir.

Dönem Bilgileri: Firmalar üzerinde çalışabilmek için en az bir adet dönem tanımlanmalıdır. İlk defa firma eklerken sistem otomatik olarak dönem ekleme ekranını karşınıza getirir. İlk eklenecek olan dönemin başlangıç tarihi içinde bulunulan yılın ilk günü, bitiş tarihi ise içinde bulunulan yılın son günüdür. Çalışma dönemlerinin 1 yıllık olması zorunlu değildir ancak standartlara uyma ve karmaşıklık yaratmaması açısından tam yıllık dönemlerin yaratılması önerilmektedir. Dönem listesinde görebileceğiniz sütunlar Ön tanımlı, Kod, Başlangıç ve Bitiş’tir. Ön tanımlı dönem, aktif olarak içerisinde çalışılan dönemdir. Sonradan değiştirmek isterseniz

[F5] Ön tanımlı Yap tuşunu kullanabilirsiniz. Yeni bir dönem eklemek için

[F4] Ekle tuşunu kullanabilirsiniz. Dönem ekleme ekranında Dönem Kodu, Başlangıç, Bitiş ve Ön tanımlı alanları bulunur. Yeni bir dönem eklerken sistem otomatik olarak sıradaki dönem kodunu getirir. İsterseniz bu kodu değiştirebilirsiniz. Bir dönem eklendikten sonra değiştirilemez, ancak silinebilir.

[F7] Sil tuşunu kullanarak silme işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Silme işleminde öncelikle sistem sizi uyaracaktır ve devam edip etmeyeceğinizi soracaktır. Burada verilen cevaba göre veri tabanı silinmek istenen döneme ait veriler için aranacaktır. Eğer veri bulunursa sistem sizi tekrar uyaracaktır ve gerçekten dönemi silip silmek istemediğinizi tekrar soracaktır. Veri tabanından verisi olan dönemi silmek sistemde tutarsızlıklar meydana getirebileceği için öncelikle o döneme ait işlemlerin silinmesi ve ardından dönemin kendisinin silinmesi tavsiye edilir.

Çalışma Günleri:

Bu kutu içerisinde firmanızın çalıştığı günleri seçebilirsiniz. Sistem burada girilen bilgiler ışığında çalışılmayan günlerde işlem yapılmasını engelleyecektir. Ön tanımlı olarak tüm günler işaretlidir.

2. Şube ve Depolar: Bu sekme ikiye ayrılmıştır. Sol tarafta Şubeler, sağ tarafta ise Depolar yer alır.

Şubeler: Bu kısmı kullanarak şube yönetimi gerçekleştirebilirsiniz. Her firma için en az bir şube, her şube için de en az bir depo tanımlı olmalıdır. Sisteme bir firma eklenirken otomatik olarak MERKEZ isimli bir şube ve MERKEZ isimli bir depo eklenir. Şubeler listesindeki sütunlar Şube Kodu, Şube Adı ve Merkez Şube’dir. Merkez Şube sütunundaki kırmızı bayrak sembolü o şubenin merkez şube olduğu gösterir. Merkez şubeler silinemez. Şubeler listesinin altındaki tuşlar ile şube yönetimi gerçekleştirilir.

[F4] Ekle tuşu ile sisteme yeni bir şube eklenebilir.

[F5] Değiştir tuşu ile var olan bir şube üzerinde değişiklik yapılabilir. Şube Detay ekranında ̧su alanlar bulunur: Şube Kodu, Şube Adı, Adres, İlçe, Şehir, Ülke, Posta Kodu, Telefon Numaraları, Faks Numarası, Vergi Dairesi, V.D. Kodu, Vergi Numarası ve SSK İşveren Numarası. Bu alanlardan sadece Şube Kodu ve Şube Adı alanları zorunludur.

[F7] Sil tuşu ile de şube ve o şubeye bağlı tüm depolar silinebilir. Üzerinde hareket olan

şubeler silinemez. Bu şubelerin silinmesi için öncelikle bu şube üzerinde yapılan işlemlerin

silinmesi gereklidir.

Depolar: Bu kısmı kullanarak depolarınızın yönetimini gerçekleştirebilirsiniz. Burada sistemde tanımlı tüm depolar listelenir (sol tarafta seçili şubeden bağımsız olarak). Şubeler listesinde ̧su alanlar bulunur: Depo Kodu, Depo Adı, Şubesi, A/P (Aktif/Pasif). Listenin altındaki tuşları kullanarak depo ekleme, güncelleme ve silme işlemlerini yapabilirsiniz. [Shift+F4] Ekle: Shift tuşu ile beraber F4 tuşuna basarak Depo Ekleme ekranını açabilirsiniz.

Açılan bu ekranda Deponun Bağlı Olduğu Şube, Depo Kodu, Depo Adı ve Durum alanları vardır. Bu alanların tümünün doldurulması zorunludur. Bir deponun durumunu Pasif yaparak ekranlarda gösterilmemesini sağlayabilirsiniz. [Shift+F5] Değiştir: Shift tuşu ile beraber F5 tuşuna basarak Depo Güncelleme ekranını açabilirsiniz, bu ekran ekleme ekranı ile neredeyse aynıdır. En önemli farkı değiştirme işlemi yapılırken deponun bağlı olduğu şubenin değiştirilememesidir. [Shift+F7] Sil: Shift tuşu ile beraber F7 tuşuna basarak seçili durumdaki depoyu silebilirsiniz. Ancak üzerinde hareket olan depolar silinemez, aksi durumda sistem sizi uyaracak ve silme işlemini gerçekleştirmeyecektir. Önceden kullandığınız ama artık işinize yaramayan depoları, Depo Güncelleme işlemi ile Pasif hale getirebilir ve aktif ekranlarda bu depoların gösterilmemesini sağlayabilirsiniz.

3. İşveren Bilgileri: Bu sekmede firmanızın işveren bilgilerini girebilirsiniz. Ekrandaki alanlar Ticaret Sicil No, Adı Soyadı, TC Kimlik No, E-Posta Adresi, Web Adresi’dir. Bu alanlar temel olarak resmi muhasebe işlemlerinde kullanılmaktadır ve e-beyanname ve benzeri uygulamaları kullanıyorsanız bu ekrandaki alanların doldurulması size bu tip işlerde hız kazandıracaktır.

4. SMMM/YMM: Bu sekmede firmanızın çalıştığı Mali Müşavir veya Yeminli Mali Müşavir’e ait bilgileri girebilirsiniz. Sekmenin üst kısmı Serbest Mali Müşavir/Muhasebeci bilgilerine, alt kısmı ise Yeminli Mali Müşavir bilgilerine ayrılmıştır. İki kısımda da şu alanlar bulunur: Adı Soyadı, TC Kimlik No, Vergi Dairesi, Vergi Numarası, Oda Sicil No, Adres, Telefon ve Faks Numaraları, E-Posta adresi, İlçe ve Şehir.

Tuşlar ve Alanların İşlevleri:

[F2] Kaydet: Firma ekranında yapılan değişiklikleri sisteme kaydeder ve ekranı kapatır.

Önemli Not: Firma ekranı diğer ekranlardan farklı yapıdadır ve bazı değişiklikler yapıldığı anda sisteme kaydedilir. Dönem, Şube ve Depo Ekleme/Değiştirme işlemleri yapıldıkları anda sisteme kaydedilirler. Bunların haricindeki alanların kaydedilmesi için mutlaka bu tuşa basarak kayıt yapılması gerekmektedir.

[F3] Vazgeç: Ekranda yapılan değişiklikleri kaydetmeden ekranı kapatır. Yukarıda da belirtildiği gibi, Dönem, Şube ve Depo üzerindeki işlemler anında sisteme yansıtılır; bu kayıtlarda değişiklik yapıldıktan sonra ekranın kapatılması bu değişiklikleri geri almayacaktır.

Kullanım İpuçları:

Dönem, ̧Sube ve Depo üzerindeki işlemler hemen etkili olur, Kaydet işlemi beklenmez.

Bu ekranda yapılacak değişiklikler çok önemlidir ve sistemin bütünlüğünü etkileyebilir. Bu yüzden işlemler yapılırken azami dikkat gösterilmelidir.

Raporlama Dövizi’nin firma eklendikten ve üzerinde işlem yapıldıktan sonra değiştirilmesi tutarsız sonuçlara yol açabilir. Bu yüzden, raporlama dövizinin firma ilk eklenirken düzgün şekilde ayarlanaması gereklidir.

Yeni Firma, Şube ve Depo eklenmesi durumunda, kullanıcıların işlem yapabilmesi için yeni eklenen bu kayıtlar için yetkilendirme yapılması gereklidir. Yetkilendirme işleminden sonra eğer ilgili kullanıcı sisteme bağlı ise sistemden çıkıp tekrar girmesi önerilir. Yetkilendirme işlemi için sis3101[2.22] ekranı kullanılır, Kullanıcı Yönetimi + Kullanıcılar menü adımıyla ulaşılabilir.