Gönderilen fatura aşağıdaki aşamalardan geçmekte ve her aşamada belirtilen durum kodlarını almaktadır:

- Gönderici Birim SENDERENVELOPE türünde içerisinde FATURA belgesi olan zarfı oluşturur ve Merkez Birime gönderir.
- Bu zarf Merkez Birimde kuyruğa alınır. Burada zarfın durumu 1000 “ZARF KUYRUĞA EKLENDİ” olur.
- Daha sonra kuyrukta sırası gelen zarf işlenmeye başlar. Burada zarfın durumu 1100 “ZARF İSLENİYOR” olmaktadır.
- Zarf çeşitli işlemlerden (şema ve schematron kontrolü) geçer, eğer bu durumda bir hata oluyorsa zarfın durumu ilgili durum kodu olur. İşlenme sırasındaki hatalara ait durum kodları 1100 ile 1200 arasındadır. Bu durumda bir hata oluşmuşsa (içerisindeki faturalar geçersizdir, iptal faturası gibidir) zarfın durumu sistem yanıtı ile Gönderici Birime gönderilir. Zarf gönderiminde bir sonraki aşamaya geçilmez. Hata kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrar göndermelidir. Göndericinin portal kullanıcısı olması durumunda Zarf Bazında Listeleme ekranındaki ilgili zarfa ait (hata alındıktan 24 saat sonra ekrana gelecek olan) TEKRAR GÖNDER düğmesi kullanılarak faturanın farklı bir zarf ile tekrar gönderilmeye çalışılması sağlanır.
- Zarf işlenmiş, kontrollerden geçmiş ve merkez sistemde bir hata almamışsa zarfın durumu 1200 “ZARF BAŞARIYLA İŞLENDİ” olmaktadır. Bu aşamada zarfın durumu sistem yanıtı ile Gönderici Birime gönderilir. Gönderim sırasında bir hata oluşsa bile bir sonraki aşamaya geçilir.
- Merkez birim zarfı posta kutusuna gönderir. Eğer gönderim başarılı olmuşsa öncelikle zarfın merkezdeki durum kodu posta kutusundan sistem yanıtı gelene kadar 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ” şeklinde olur.
- Bu zarftaki faturaların herhangi birinin yeni bir zarf ile tekrar gönderilmesi durumunda yeni gönderilen zarf 1163 “GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR FATURAYI İÇERMEKTEDİR” durum kodunu içeren sistem yanıtını alacaktır. 1163 hatasını alan zarfın içerisindeki faturalar geçersizdir, iptal faturası gibidir.
- Gönderim sırasında bir hata oluşması halinde zarf 1210 “DÖKÜMAN BULUNAN ADRESE GÖNDERİLEMEDİ” durum kodunu alır. Bu durum alıcının sistemine erişilemediği için olmaktadır. Alıcıyı hata ayrıntısını bildirerek sistemini düzeltmesi yönünde uyarınız. 1210 durum kodunun alındığı andan itibaren Merkez birim aynı zarfı 3 kere daha göndermeyi dener. 3 deneme saat 06 ve 18'de sırayla yapılmaktadır.
- Son denemede (dördüncü deneme) zarf hala karşı tarafa başarıyla iletilememiş ise zarfın durumu 1215 “DÖKÜMAN GÖNDERİMİ BAŞARISIZ. TEKRAR GÖNDERME SONLANDI” durum kodunu alır. 1215 durum kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrar göndermelidir. Göndericinin portal kullanıcısı olması durumunda Zarf Bazında Listeleme ekranındaki ilgili zarfa ait TEKRAR GÖNDER düğmesi kullanılarak faturanın farklı bir zarf ile tekrar gönderilmeye çalışılması sağlanır. 1215 hatasını alan zarfın içerisindeki faturalar geçersizdir, iptal faturası gibidir. Alıcı sistemini düzeltmediği takdirde bu durum bu şekilde devam edecektir. Ardından alıcı sistemini düzeltmemiş olursa gönderici tekrar gönderimde bulunduğunda bir 4 gönderimlik süreç daha başlayacaktır. 1215 durum kodu alınmasından önce gönderici birimin bu zarftaki faturaların herhangi birini yeni bir zarf ile tekrar göndermeyi denemesi halinde yeni gönderilen zarf 1163 “GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR FATURAYI İÇERMEKTEDİR” durum kodunu içeren sistem yanıtını alacaktır. Bu nedenle 1210 durumunun 1215, 1220, 1230 ya da 1300'e dönmesini beklenmeli ve öncesinde aynı faturanın tekrar gönderimi yapılmamalıdır. 1163 “GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR FATURAYI İÇERMEKTEDİR” durumu aynı fatura numarası ya da ETTN numarası ile daha önce gönderim (yükleme) yapıldığı durumlarda oluşur (farkında olmadan aynı fatura veya ETTN numarası ile ikinci kez gönderim yapmaya çalışıyor olabilirsiniz. Gerekiyorsa tüm fatura numaralarınızı ve ETTN numaralarınızı gözden geçiriniz.)
- Merkez birimin tekrar gönderim denemelerinden birinin başarılı olması halinde merkezdeki zarfın durumu kodu posta kutusundan sistem yanıtı gelene kadar 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ” şeklinde olur.
- Hedeften sistem yanıtının 1200 “ZARF BAŞARIYLA İŞLENDİ” durum kodu ile gelmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1300 “BAŞARIYLA TAMAMLANDI” olur. Hedef sistemden 1200 durum kodu dışında zarfın başarısız işlendiğine dair bir kod dönülmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1230 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI BAŞARISIZ GELDİ” olur. 1230 durum kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrar gönderilmelidir. Göndericinin portal kullanıcısı olması durumunda Zarf Bazında Listeleme ekranındaki ilgili zarfa ait TEKRAR GÖNDER düğmesi kullanılarak faturanın farklı bir zarf ile tekrar gönderilmeye çalışılması sağlanır.

GİB Portal kullanıcılarının arşive kaldırdıkları faturalar tekrar gönderilememektedir. Bu durumda yeni fatura ID'si ile yeniden fatura oluşturulması ve bu hatalı faturaların gelen/gönderilen faturalarla birlikte saklanması gerekmektedir. Yeniden oluşturulan faturalarda daha önce hata alınan fatura numarasına ve hata sebebine ilişkin bilginin faturanın not alanına yazılması uygun olacaktır. Arşive kaldırılan ticari faturalara kabul / ret cevabı verilememektedir. Süresi içerisinde cevap verilmeyen ticari faturalar kanuna göre kabul edilmiş sayılmaktadır. Bu nedenle faturanızla işiniz tamamen bittikten sonra arşive alma işlemini gerçekleştirmeye özen gösteriniz.

Zarfın durumu 1300 “BAŞARIYLA TAMAMLANDI” olmasına rağmen alıcı faturayı göremediğini iddia ediyorsa bile zarf alıcının sistemine başarıyla iletilmiş ve alıcı zarfı başarıyla işlediğini GİB'e bildirmiştir. Bu nedenle zarftaki faturalar geçerlidir.

1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ” durum kodunda alıcı zarfı sistemine aldığını GİB'e bildirmiş ancak zarfı sorunsuzca işleyip işleyemediğine dair olumlu ya da olumsuz bir cevap dönmemiştir. Bu konuda alıcı ile görüşünüz. Alıcı zarfı sistemine aldığını bildirdiği için zarfı ve içerisindeki faturaları kendi sisteminde bulmalıdır. Bu durumdaki zarfların içerisindeki faturaların tekrar gönderilmesi mükerrer gönderim olacağından 2. kez gönderilmemesi gerekmektedir.

1210 durum kodu alındıysa zarfla ilgili en fazla 4 gönderim yapılmaktadır. İlki göndericinin gönderip GİB'den geçerek alıcıya iletildiği saattir. 1210 durumu alınırsa GİB aynı zarfı 3 kere daha göndermeyi dener. 3 deneme saat 06 ve 18'de sırayla yapılmaktadır. Tekrar gönderim zamanları 06 ve 18'dadır. Bunlardan hangisi ilk gönderim zamanına yakınsa, o saatten başlanır. Örneğin;

Göndericinin gönderimi (1. gönderim): 2014.02.21 Saat 14 civarı ise,
2. gönderim: 2014.02.21 Saat 18 civarı
3. gönderim: 2014.02.22 Saat 06 civarı
4. gönderim: 2014.02.22 Saat 18 civarı

ya da 

Göndericinin gönderimi (1. gönderim): 2014.02.21 Saat 02 civarı ise,
2. gönderim: 2014.02.21 Saat 06 civarı
3. gönderim: 2014.02.21 Saat 18 civarı
4. gönderim: 2014.02.22 Saat 06 civarı

1181 (VKN/TCKN/ETİKETBİLGİSİ) ikilisine ait adres bilgisi bulunamadı, Bu hatada zarfın içerisindeki faturalar alıcıya ulaşmamıştır. Bu nedenle ilgili kontroller yapılarak doğru şekilde tekrar fatura gönderilmesi gerekmektedir.